メールの書き方


目次

  1. 宛先、題名、CC
    1. 複数の相手に送るときの注意。
    2. 内容がわかる題名をつける。
  2. 文書構成について
    1. 60字(漢字だと30字)程度で改行する。
    2. 文字数より内容で改行する。
    3. 内容の区切りで行をあけよう。
    4. 署名は短かめに。
  3. 引用について
    1. 引用を使おう。
    2. 引用は必要なところだけ。
    3. 第三者への引用はしない。
  4. 文字コードと形式
    1. 使えない文字があります。
    2. htmlメールは相手を確かめて。

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 1.宛先、題名、CC

 a.複数の相手に送るときの注意

コンマ( ,)で区切ってメールアドレスを列記することで、複数の相手に同じメールを送ることができますが、この方法は全員がお互いを知っている場合だけにしましょう。自分の交友関係が全部ばれてしまうだけでなく、見ず知らずの人にメールアドレスを知らせることで、不都合な人もあるかもしれません。

CCに書く場合も同様です。加えてCCの本来の使い方は、「こういうメールを出したからあなたも覚えておいてね」ということですから、場合によっては失礼になります。

 b.内容がわかる題名をつける

簡潔に内容を表わしたSubject(題名)を常に付けるように心掛けましょう。相手はこれですぐに読まなければならないのか、後にしてもいいのか判断することができます。

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 2.文書構成について 

相手の環境はあなたのと違うかもしれません。どのような環境でも 見易く、論理的にも読みやすく簡潔な書き方をしましょう。

 a.一行は60字(漢字だと30字)程度で改行する。

通常エディタの一行は80字(漢字だと40字)ですが、メールの一行はそれより短くし ましょう。

相手がどのようなメーラで読んでいるかわかりません。80字を越え る行のとりあつかいはメーラによってまちまちです。80字を超えた ときに折り変えすとは限りません。それを考えないと、相手が非常 に読み辛いものになります。

短ければ、引用時に引用符が付いて長くなってもレイアウトが崩れません。

また一行が非常に長い(255字以上)とメール配送プログラムが通さ ないこともあります。

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 b.文字数より内容で改行する

行の右側を合わせることにこだわる人がいますが、メールでは句読点(てん・まる)の後で改行します。この方が読みやすく、返信時の引用もしやすいのです。返信の時に使うキーワードが2行にわたっているより、1行に収まっていた方が引用が楽です。

 c.内容の区切りで行をあけよう

話が一区切り付いたら1つよけいに改行して一行あけると読みやすくなります。

 d.署名は短めに。

署名(メールの最後につける signature)は自分らしさをだせる部分です。 本文の終りも示すものですからできるだけつけるようにしましょう。

しかし、長すぎる署名はじゃまなだけです。こった署名をつけても、 相手は喜ぶとは限りません。、まして何度もやりとりをすれば同じ署名を 何度も読まされることになります。4行以内を目安に簡素にしましょう。

また、署名に書く自分のアドレスは正しいものを記入 するように特に注意しましょう。

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 3.引用について

 a.引用を使おう。

返信にすると、相手の文に引用の印( > )がついてコピーされます。これは相手の文をうまく使って返信しやすくするために考えられた習慣です。相手の書いたことを残してその後に「了解」とだけ書いても何を了解したかがわからなくなることはありません。

 b.引用は必要なところだけ。

相手の文を引用する場合、自分が書く内容に関係する部分だけを残して他は消します。関係のない部分を残すのは無意味です。まして全文を引用したり、ひどい場合は署名まで引用している人がいますが、これはとても見苦しい感じがします。特に OutLook Express を使っている人は、最後に ---Original Message -- と称して全文がコピーされているのに気がつかず全文を送り返す場合があります。

必要であれば、内容の改変にならないかぎり、一部を取りだしたり、改 行位置を変えるなどの編集をしても構いません。(そうしなくてもいいように書いてくれると楽なのです)

 c.第三者への引用はしない。

プライバシー保護の観点から、あなたあてに来たメールの内容を、その他の人に許可無く引用してはいけません。

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 4.文字コードと形式

 a.使えない文字があります。

インターネットのメールは様々なコンピュータ間でやりとりができるように使用する文字に取り決めがあります。特に文字コードはさまざまな違いがあり取り決めを守らないと正しく表示されません。

自分のコンピュータでは読めた文字でも相手が見ると空白だったり、違う文字になってしまう場合があります。また、その文字のためにそれ以降の正常な文字も読めなくなるということもあります。

次の文字は使えません。AL-Mailは送信時に機種依存文字などをチェックして知らせる機能があります。

「半角カナ」
普通の漢字やひらかなの半分で縦長のカタカナです。
機種依存文字
その機種独自の文字を機種依存文字といいます。代表的なものに、丸数字や株式会社を一文字で表す記号や単位を一文字で表す記号があります。
補助漢字
人名漢字や旧字体の漢字を補った補助漢字というものがあります。これは全てのコンピュータで対応しているわけではありません。特に固有名詞などの表記にこだわる場合は注意が必要です。たとえば「崎」で「大」の部分が「立」になったものがこれに当たります。
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 b.htmlメールは相手を確かめて

インターネットのメールは本来、字体や文字色、文字の大きさといった情報を伝えるようになっていません。だからこそ多くのコンピュータ間で情報伝達ができるのです。

ホームページの形式を借りたhtml形式のメールは、文字の大きさや色を変えたり背景画を入れたりでき、見栄えがします。しかし、相手のメールソフトも対応していなければうまく表示できません。そればかりか、その人には役に立たないよけいなデータが添付ファイルとして送られてくることになります。

ですから、特にどんな環境でメールを読んでいるかわからない相手にはhtml形式のメールを送ってはいけません。それなのにOutLookExpressというWindowsに付属のメーラーはhtml形式で送るようにはじめからセットされています。テキスト形式にしましょう。

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聖愛高等学校
http://www.seiai.ed.jp/